İyi bir ilk asistanın dar ve net bir görevi vardır. Bu örnekte Örnek Atölye, onaylı hizmet sorularını yanıtlayan ve geri dönüş için gereken bilgileri alan bir asistan istiyor. Asistan, randevunun kesinleştiğini veya onarımın tamamlandığını vaat etmemeli.
1. İlk görevi belirleyin
Başarıyı tek cümlede tanımlayın:
Arayan kişinin Örnek Atölye’ye neden ulaştığını anla, onaylı bilgilerden yanıt ver ve sonraki adımı açıkça anlat.
Asistanın yanıtlayacağı soruları ve bir kişinin ele alması gereken talepleri listeleyin. Talimatlarınızın temelini bu liste oluşturur.
2. Taslak oluşturun
Konsolda Asistanlar (Agents) alanını açıp asistan oluşturma adımına geçin. Asistan adı (Agent name) girin, ilgili Aboneliği (Subscription) seçin ve Taslak asistan oluştur (Create draft agent) işlemini kullanın.
Ekibinizin tanıyacağı bir ad seçin; örneğin “Örnek Atölye karşılama”. Taslağı oluşturmadan önce ekranda gösterilen aboneliği inceleyin.
3. Konuşmayı hazırlayın
Yapılandırma (Configuration) sekmesinde İşletme talimatları ve ses (Business instructions and voice) alanını inceleyin. Karşılama, görev kapsamı, sorular, belirsizlikler ve kapanış için talimat şablonunu uyarlayın. Cümleleri sesli konuşmada anlaşılacak kadar kısa tutun. Konuşma (Speech) sekmesindeki Ses (Voice) ayarını inceleyin. Sessizlikten sonra hatırlat (Follow-up after silence) ve Sessizlikten sonra aramayı bitir (End call after silence) kontrolleri görünür ancak devre dışıdır; canlı aramalarda henüz kullanılamaz.
Güncel işletme bilgilerini Dosyalar ve koleksiyonlar rehberiyle hazırlayın. Asistanın harici bir işlem yapması gerekiyorsa talimatlarda söz vermeden önce Araçlar ve bağlantılar rehberini inceleyin.
4. Taslağı gözden geçirin
Sıradan bir talebi, yanıtı bilinmeyen bir soruyu ve bir kişiyle görüşme isteğini değerlendirin. Her senaryo için beklediğiniz yanıtı yazın. İsimleri, tarihleri, dili ve arayanın anlayacağı sonucu kontrol edin.
| Senaryo | Beklenen sonuç |
|---|---|
| “Hangi hizmetleri sunuyorsunuz?” | Onaylı işletme bilgisinden kısa bir yanıt. |
| “Yarın tamir edileceğini garanti eder misiniz?” | Dayanağı olmayan söz vermeden ekibin neyi onaylayacağını açıklama. |
| “Biriyle görüşmek istiyorum.” | Kullanılabilir insan desteği veya geri dönüş sürecini anlatma. |
5. Kaydedin, yayınlayın ve yönlendirmeyi hazırlayın
Yapılandırmayı ve durumunu incelemek için Kaydetme ve yayınlama rehberini izleyin. Ardından Telefon ve yönlendirme rehberiyle arayanların asistana nasıl ulaşacağını planlayın. Taslak oluşturmak, operatörünüzde çağrı yönlendirmesi tanımlamaz.